Должностные инструкции

Грабли поданы. Можете наступать!

Большое количество инструкций регламентируют нашу жизнь. Но, пожалуй, важнейшие их всех - инструкции должностные, так как работа является главной жизненной сферой.

В любой организации принимают и увольняют сотрудников, отправляют их в отпуска, командировки и награждают премиями. Решение этих текущих вопросов должно сопровождаться соответствующими документами, должны издаваться приказы, вноситься записи в трудовые книжки, а также необходимо отслеживать изменения законодательства. Ежедневная рутина требует внимания, времени и крайне мешает сосредоточиться на решении стратегических задач, которые стоят перед руководством.

Пожалуй, не будет преувеличением сказать, что состояние кадровой документации на предприятиях, в организациях и у индивидуальных предпринимателей в большинстве случаев находится в неудовлетворительном состоянии.

Зачастую работодатель вовсе не ведет никакой документации по кадрам, считая эту работу излишней. Там же, где это все же делается, можно с легкостью обнаружить, что обязательные требования, которые предъявляют к такой документации контролирующие органы, далеко не всегда учитываются.

Во многих организациях ведение кадровой документации поручается бухгалтерам, которые, безусловно, не являются специалистами в этой области, что в свою очередь отражается на правильности ведения документации.

Подобное состояние дел, естественно, не может не беспокоить настоящего руководителя организации, который знает, что необходимость ведения кадровой документации - это требование закона, которое подлежит обязательному исполнению. При этом руководитель организации несет персональную ответственность за ведение кадровой документации в организации (статья 5.27.  Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Одним из самых важных вопросов для администрации любой организации является использование кадровых документов при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых судами. Те, кто хоть раз был участником трудового спора, наверняка поняли, как важно соблюдение требований закона при оформлении  трудовых отношений с работником. Иначе это может обернуться для организации существенными материальными, а для руководителя организации и моральными  потерями.

Известно, что документы по кадровому составу являются предметом пристального внимания со стороны контролирующих органов, к числу которых относится не только Федеральная инспекция труда, но и органы МВД, Пенсионного фонда РФ и др.

    К сожалению, о необходимости качественного ведения кадрового учета руководители компаний вспоминают при угрозе приближающейся проверки, либо ревизии.